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icc hofmann - Ingenieurbüro für technische Informatik Am Stockborn 16, 60439 Frankfurt/M, FRG Tel.: +49 6082-910101 Fax.: +49 6082-910200 E-Mail: info@icc-hofmann.net |
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79995100 - Archivierung
79999100 - Scanning
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DEU-Euskirchen: Deutschland Scanning Rahmenvertrag Aktendigitalisierung 2025/S 93/2025 314227 Deutschland Scanning Rahmenvertrag Aktendigitalisierung OJ S 93/2025 15/05/2025 Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung Dienstleistungen 1. Beschaffer 1.1. Beschaffer Offizielle Bezeichnung: Stadt Euskirchen - Fachbereich 1, Allgemeine Verwaltung E-Mail: zvs@euskirchen.de Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung 2. Verfahren 2.1. Verfahren Titel: Rahmenvertrag Aktendigitalisierung Beschreibung: Rahmenvertrag für die Digitalisierung aller Verwaltungsakten der Stadt Euskirchen. Kennung des Verfahrens: 5617a83c-fa90-45b1-ab08-1160e7e3fc8e Interne Kennung: 01-3002-25 Verfahrensart: Offenes Verfahren Das Verfahren wird beschleunigt: nein 2.1.1. Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning Zusätzliche Einstufung (cpv): 79995100 Archivierung, 72252000 Datenarchivierung 2.1.2. Erfüllungsort Postanschrift: Kölner Straße 75 Stadt: Euskirchen Postleitzahl: 53879 Land, Gliederung (NUTS): Euskirchen (DEA28) Land: Deutschland Zusätzliche Informationen: Die Digitalisierung der Akten betrifft die Hauptverwaltung sowie teilweise Nebenstellen (z.B. Feuerwehr, Stadtbetrieb Zentrales Immobilienmanagement). 2.1.3. Wert Geschätzter Wert ohne MwSt.: 420 168,00 EUR Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 420 168,00 EUR 2.1.4. Allgemeine Informationen Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXQ1YYLYVZN Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU vgv - 2.1.6. Ausschlussgründe Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung Verstoß gegen Verpflichtungen, die auf rein nationalen Ausschlussgründen beruhen: Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bieter in Frage stellt. Erklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123 oder § 124 GWB vorliegen. Erklärung, dass das Unternehmen in den letzten zwei Jahren nicht aufgrund eines Verstoßes gegen Vorschriften, der zu einem Eintrag im Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 Euro belegt worden ist. Gegebenenfalls Erklärung, dass Unternehmen Maßnahmen zur Selbstreinigung ergriffen hat, durch die die Unternehmen die Zuverlässigkeit wieder hergestellt wurde. 5. Los 5.1. Los: LOT-0001 Titel: Rahmenvertrag Aktendigitalisierung Beschreibung: Mit fortschreitender Digitalisierung sollen alle Verwaltungsakten digitalisiert und für eine elektronische Verarbeitung, Vorhaltung und Recherche im Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio verfügbar sein, welche aufgrund gesetzlicher Regelungen nicht von vorne herein im Stadtarchiv aufbewahrt werden müssen. Für die Digitalisierung durch ein externes Dienstleistungsunternehmen wird ein Zeitraum von drei Jahren (Zeitraum 2025 - 2027) einkalkuliert. Der Vertrag beginnt frühestens am 01.09.2025 und spätestens am 01.10.2025. Der Auftraggeber behält sich eine einmalige Verlängerung des Rahmenvertrages um ein weiteres Jahr (2028) vor. Interne Kennung: 01-3002-25 5.1.1. Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning Zusätzliche Einstufung (cpv): 79995100 Archivierung, 72252000 Datenarchivierung 5.1.2. Erfüllungsort Postanschrift: Kölner Straße 75 Stadt: Euskirchen Postleitzahl: 53879 Land, Gliederung (NUTS): Euskirchen (DEA28) Land: Deutschland Zusätzliche Informationen: Die Digitalisierung der Akten betrifft die Hauptverwaltung sowie teilweise Nebenstellen (z.B. Feuerwehr, Stadtbetrieb Zentrales Immobilienmanagement). 5.1.3. Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/09/2025 Enddatum der Laufzeit: 31/12/2027 5.1.4. Verlängerung Maximale Verlängerungen: 1 Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Der Vertrag beginnt frühestens am 01.09.2025 und spätestens am 01.10.2025. Der Auftraggeber behält sich eine einmalige Verlängerung des Rahmenvertrages um ein weiteres Jahr (2028) vor. 5.1.6. Allgemeine Informationen Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein 5.1.7. Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung 5.1.9. Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz Beschreibung: Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenen Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen. Siehe Formular 124 LD, Eigenerklärung zur Eignung Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen Beschreibung: Angaben zu Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Erklärung, dass in den letzten drei Jahren vergleichbare Leistungen ausgeführt wurden. Siehe Formular 124 LD, Eigenerklärung zur Eignung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung: Angaben zu Arbeitskräften Erklärung, dass die für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Beschäftigten zur Verfügung stehen. Siehe Formular 124 LD, Eigenerklärung zur Eignung Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung: Angaben zu Eintragungen in das Berufsregister des zuständigen Firmensitzes oder Wohnsitzes sowie Angaben zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft. Siehe Formular 124 LD, Eigenerklärung Eignung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung: Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung Erklärung, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt wurde. Siehe Formular 124 LD, Eigenerklärung zur Eignung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung: Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation Erklärung, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet. Alternativ Erklärung, dass ein Insolvenzplan wurde rechtskräftig bestätigt wurde und auf Verlangen vorgelegt wird. Siehe Formular 124 LD, Eigenerklärung zur Eignung Kriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards Beschreibung: Eigenerklärung zur Anwendung der TR-Resiscan bzw. Nachweis Zertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, BSI TR-03138 5.1.10. Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Ermittelt wird der wirtschaftlichste Bieter in Bezug auf den Gesamtpreis. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium Zahl: 45,00 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Konzept Beschreibung: Das im Rahmen des Angebots einzureichende Konzept darf max. 10 Seiten in DIN A4, Schriftgröße 12 Punkt, nicht überschreiten. Deckblatt/Titelseite und Abschlussseite mit Kontaktdaten werden hierbei nicht mitgezählt, jedoch alle anderen Seiten einschließlich etwaiger Einschübe zur Gliederung. Das Konzept, das Sie als Teil des Angebots einreichen, ist im PDF-Format vorzulegen. Die geforderten wertungsrelevanten Inhalte (siehe Bewertungskriterien Konzept) müssen enthalten sein. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium Zahl: 55,00 5.1.11. Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 11/06/2025 23:59:59 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de /VMPSatellite/notice/CXQ1YYLYVZN/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXQ1YYLYVZN 5.1.12. Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite /notice/CXQ1YYLYVZN Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 18/06/2025 09:00:00 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 90 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Angebote von Bietern, die zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht alle erforderlichen Unterlagen enthalten, werden nicht zwingend von der Wertung ausgeschlossen. Der Auftraggeber behält sich gemäß § 56 Abs. 2 VgV vor, Bieter aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen, sofern sie nicht die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen (§ 56 Abs. 3 VgV), innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen oder zu vervollständigen. Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung: Eröffnungsdatum: 18/06/2025 09:00:00 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time Ort: Stadt Euskirchen Zentrale Vergabestelle (ZVS) Altes Rathaus Baumstraße 2 53879 Euskirchen Zusätzliche Informationen: Beim Öffnungstermin sind Bieter und ihre Bevollmächtigten nicht zugelassen. Das Ergebnis der Angebotsöffnung wird nicht mitgeteilt. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Eigenerklärungen -...zur Eignung - Formblatt 124 LD -...über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen - Formblatt 521 EU -...zu Sanktionen - Formblatt 523 EU -...über Informationen zum Bieter - Formblatt csx59 -... Eigenerklärung zur Anwendung der TR-Resiscan bzw. Nachweis Zertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, BSI TR-03138 Die drei besten Anbieter werden zu einer Online-Vorstellung ihres Konzepts am 01.07.2025 eingeladen (Rahmenbedingungen der Vorstellung, siehe Dokument Zuschlagskriterien und Gewichtung in den Vergabeunterlagen) Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja 5.1.15. Techniken Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb Höchstzahl der teilnehmenden Personen: 1 Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16. Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland Informationen über die Überprüfungsfristen: - Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). - Bieter können die Unwirksamkeit eines Vertragsschlusses feststellen lassen, wenn der öffentliche Auftraggeber gegen die Informations- und Wartepflicht aus § 134 GWB verstoßen hat oder der Auftrag rechtswidrig ohne vorherige Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben wurde. Wurde der Bieter ohne Vorabinformation direkt durch den öffentlichen Auftraggeber informiert oder die Auftragsvergabe im EU- Amtsblatt bekanntgemacht, muss er einen Nachprüfungsantrag innerhalb von 30 Tagen einlegen, selbst bei unterbliebener Information jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss (§ 135 Abs. 2, Abs. 1 GWB). Neben den vorgenannten Rechtsbehelfsfristen sind folgende Rügefristen zu beachten: - Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). - Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB). Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Euskirchen - Fachbereich 1, Allgemeine Verwaltung Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Stadt Euskirchen - Fachbereich 1, Allgemeine Verwaltung 8. Organisationen 8.1. ORG-0001 Offizielle Bezeichnung: Stadt Euskirchen - Fachbereich 1, Allgemeine Verwaltung Registrierungsnummer: DE122395343 Postanschrift: Kölner Straße 75 Stadt: Euskirchen Postleitzahl: 53879 Land, Gliederung (NUTS): Euskirchen (DEA28) Land: Deutschland Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle E-Mail: zvs@euskirchen.de Telefon: +49 225114-512 Internetadresse: https://www.euskirchen.de Rollen dieser Organisation: Beschaffer Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt 8.1. ORG-0002 Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland Registrierungsnummer: DE812110859 Postanschrift: Zeughausstraße 2 - 20 Stadt: Köln Postleitzahl: 50667 Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23) Land: Deutschland E-Mail: poststelle@bezreg-koeln.nrw.de Telefon: +49 2211473-045 Fax: +49 2211472-889 Internetadresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de Rollen dieser Organisation: Überprüfungsstelle 8.1. ORG-0003 Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83 Stadt: Bonn Postleitzahl: 53119 Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) Land: Deutschland E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de Telefon: +49228996100 Rollen dieser Organisation: TED eSender Informationen zur Bekanntmachung Kennung/Fassung der Bekanntmachung: ecc6d95a-5855-4d46-96cd-850b0c3f1193 - 01 Formulartyp: Wettbewerb Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung Unterart der Bekanntmachung: 16 Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 13/05/2025 15:10:11 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch ABl. S Nummer der Ausgabe: 93/2025 Datum der Veröffentlichung: 15/05/2025 Referenzen: https://www.bezreg-koeln.nrw.de https://www.euskirchen.de https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXQ1YYLYVZN https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXQ1YYLYVZN/documents http://icc-hofmann.net/NewsTicker/202505/ausschreibung-314227-2025-DEU.txt |
