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Ausschreibung: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket - DE-Dortmund
Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Dokument Nr...: 370114-2020 (ID: 2020080709093289782)
Veröffentlicht: 07.08.2020
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  DE-Dortmund: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
   2020/S 152/2020 370114
   Auftragsbekanntmachung
   Lieferauftrag
   Rechtsgrundlage:
   Richtlinie 2014/24/EU
   Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
   I.1)Name und Adressen
   Offizielle Bezeichnung: Vergabe und Beschaffungszentrum Dortmund
   Postanschrift: Viktoriastraße 15
   Ort: Dortmund
   NUTS-Code: DEA52 Dortmund, Kreisfreie Stadt
   Postleitzahl: 44135
   Land: Deutschland
   E-Mail: [6]jhennig@stadtdo.de
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [7]www.dortmund.de
   I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
   I.3)Kommunikation
   Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
   vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
   [8]https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYYFYW9Q
   /documents
   Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
   [9]https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYYFYW9Q
   I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
   Regional- oder Kommunalbehörde
   I.5)Haupttätigkeit(en)
   Allgemeine öffentliche Verwaltung
   Abschnitt II: Gegenstand
   II.1)Umfang der Beschaffung
   II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Einführung einer stadtweiten Dokumentenmanagement-Lösung
   Referenznummer der Bekanntmachung: L457/20
   II.1.2)CPV-Code Hauptteil
   48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
   II.1.3)Art des Auftrags
   Lieferauftrag
   II.1.4)Kurze Beschreibung:
   Einführung eines gesamtstädtischen Dokumenten Management Systems (DMS)
   mit kurzfristiger Bereitstellung einer städtisch standardisierten
   E-Akte (Basis-Akte) sowie der Anbindung von Fachverfahren mit
   Fach-Akten. Die ausgeschriebene Leistung umfasst den Abschluss eines
   Vertrages zur Bereitstellung eines gesamtstädtischen
   Dokumentenmanagementsystems gemäß Vergabeunterlagen.
   II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
   II.1.6)Angaben zu den Losen
   Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   II.2)Beschreibung
   II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
   II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
   72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und
   Hilfestellung
   II.2.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DEA52 Dortmund, Kreisfreie Stadt
   II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
   Bei der Stadt Dortmund soll ein neues DMS als flächendeckend nutzbares
   Basissystem, für die in vielen Bereichen der Verwaltung zu führenden
   elektronischen Akten und zur Digitalisierung der internen
   Verwaltungsprozesse, eingeführt werden. Die Einführung einer DMS-Lösung
   soll schrittweise erfolgen. Der Gegenstand des Vergabeverfahrens wird
   in den Ausschreibungsunterlagen ausführlich beschrieben.
   II.2.5)Zuschlagskriterien
   Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
   nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
   II.2.6)Geschätzter Wert
   II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
   dynamischen Beschaffungssystems
   Laufzeit in Monaten: 48
   Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
   Beschreibung der Verlängerungen:
   Es ist nicht absehbar, wie schnell die Einführung des
   Dokumentenmanagementsystems tatsächlich umgesetzt werden kann.
   Ggf. werden noch weitergehende Dienstleistungen diesbezüglich in
   Anspruch genommen.
   II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
   Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
   Geplante Mindestzahl: 3
   Höchstzahl: 5
   II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
   Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
   II.2.11)Angaben zu Optionen
   Optionen: nein
   II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
   Angebote sind in Form von elektronischen Katalogen einzureichen oder
   müssen einen elektronischen Katalog enthalten
   II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
   das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
   II.2.14)Zusätzliche Angaben
   Für Details zum Verfahren wird auf die als Anlage beigefügten
   Informationen zum Vergabeverfahren (Verfahrensbrief) verwiesen.
   Objektive Kriterien für die Auswahl der Bewerber: Vergleichbarkeit der
   Referenzen mit der für den Auftraggeber zu erfüllenden Aufgabe. Für die
   Details zum Verfahren wird auf die als Anlage beigefügten
   Informationen zum Vergabeverfahren verwiesen.
   Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
   Angaben
   III.1)Teilnahmebedingungen
   III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
   hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
   Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
    Erklärung über die Eintragung in das Berufsregister, z. B.
   Handwerkskammer, Industrie- und Handelskammer, am Sitz des Unternehmens
   oder gleichwertiger Nachweis zur erlaubten Berufsausübung.
    Erklärung darüber, dass ein Ausschlussgrund nach §§ 123 und 124 GWB
   nicht vorliegt.
   Falls die Leistungen im Rahmen einer Bietergemeinschaft erbracht werden
   sollen, müssen diese Nachweise separat vom federführenden Büro und von
   dem weiteren Mitglied der Bietergemeinschaft vollständig ausgefüllt und
   rechtsverbindlich eingereicht werden.
   III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für die letzten 3
   abgeschlossenen Geschäftsjahre (je nach Geschäftsjahresabschluss), für
   Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die
   eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.
   Nachvollziehbare (möglichst positive) Jahresabschlussbeträge
   (Jahresüberschuss bzw. Jahresfehlbetrag).
   Ein Nachweis zu Betriebshaftpflichtversicherung
   (Vermögensschadenshaftpflicht), mit einer Mindestdeckungssumme je
   Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert liegt den
   Bewerbungsunterlagen bei bei oder aber eine Eigenerklärung (formlos)
   des Bewerbers mit dem Inhalt, dass eine Versicherung im Zuschlagsfall
   abgeschlossen.
   Alle Antworten müssen in der Teilnahmematrix im Excel-Format abgegeben
   werden.
   III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters / Bewerbers mit
   der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren
    Anzahl der Kunden, die vom Bewerber gegen Entgelt in den letzten 10
   Jahren DMS-Lösungen bezogen haben. Der Nachweis wird über eine Liste
   der Kunden (Kundenname, Jahr des Projektstarts) für die Mindestzahl
   erbracht;
    Die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten des Bewerbers, ausschließlich im
   Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der
   Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit
   des DMS-Herstellers.
   Des Weiteren werden zur technischen Leistungsfähigkeit des Bewerbers
   Referenzen abgefragt, die die angebotene DMS-Lösung produktiv
   betreiben.
   Die Referenzen müssen aus dem Bereich der allgemeinen Verwaltung
   (Städte oder Landkreise / Kreise bzw. kommunale Verbände sowie
   Behörden, Ministerien bzw. vergleichbare Verwaltungsebenen) kommen, die
   die voraussichtlich angebotene DMS-Lösung nutzen.
   Im Einzelnen werden folgende Punkte abgefragt:
    Identifikation (u. a. Name) der Referenz;
    Ansprechpartner und -kontaktdaten bei der Referenz;
    Die Anwender der Referenz nutzen die originäre
   DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in
   elektronisch abgebildeten Ablage- bzw. Aktenstrukturen;
    Implementierte Lösung ist noch produktiv im Einsatz;
    Referenz seit (Jahr der Produktivsetzung der Gesamtlösung);
    Art der Verwaltung bzw. Behörde;
    Referenzgröße;
    Anzahl der aktiven Benutzer, die mit der originären
   DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten;
    Integration des DMS in Fachverfahren, welche bei der genannten
   Referenz ein-gesetzt werden;
    Implementierung eines Aktenplans;
    Implementierung von Verfügungsworkflows und konditionalen Workflows;
    Implementierung des Aktenlebenszyklus;
    Implementierung elektronischer Postverteilung;
    Anbindung aller Verwaltungsbereiche, die gesamte Verwaltung wurde mit
   dem DMS ausgestattet;
    Alle im Falle eines Zuschlags zugewiesen Schlüsselpersonen (u. a. der
   (Gesamt-) Projektleiter, sowie auch die (Teil-) Projektleiter und
   Berater, die dem Kunden zugewiesen werden und Beratung oder Konzeption
   verantworten werden), verfügen über mindestens 3 Jahre Erfahrung mit
   DMS-Produkten im Einsatz bei öffentlichen Verwaltungen. Der Nachweis
   (DMS-Produkte, Kunde, Projektzeitraum) ist in der Angebotsphase zu
   erbringen.
   Alle Antworten müssen in der Teilnahmematrix im Excel-Format abgegeben
   werden.
   Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
   Um die Eignung des Bieters festzustellen, müssen alle
   Ausschlusskriterien erfüllt werden. Mindestens 3 gültige Referenzen
   müssen angegeben werden. Es gibt keine Begrenzung bei der
   Referenznennung. Der Durchschnittswert der angegebenen Referenzen
   fließt in die Gesamtwertung ein.
   III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
   III.2)Bedingungen für den Auftrag
   III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
   Angaben und Formalitäten (hierzu liegt eine Übersicht über alle
   Unterlagen zum Verfahren bei), die erforderlich sind, um die Einhaltung
   der Auflagen zu überprüfen (Eignungskriterien):
    Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen
   Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher
   in Wort und Schrift (entspricht Niveaustufe C1  Fachkundige
   Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen
   (GER)).
   III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
   Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der
   Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind
   Abschnitt IV: Verfahren
   IV.1)Beschreibung
   IV.1.1)Verfahrensart
   Verhandlungsverfahren
   IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
   Beschaffungssystem
   IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
   Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
   Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks
   schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu
   verhandelnden Angebote
   IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
   Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf
   der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne
   Verhandlungen durchzuführen
   IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
   IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
   Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
   IV.2)Verwaltungsangaben
   IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
   IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
   Tag: 04/09/2020
   Ortszeit: 23:59
   IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
   Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
   Tag: 27/10/2020
   IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
   eingereicht werden können:
   Deutsch
   IV.2.6)Bindefrist des Angebots
   Das Angebot muss gültig bleiben bis: 15/06/2021
   IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
   Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
   VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
   Aufträge werden elektronisch erteilt
   VI.3)Zusätzliche Angaben:
   Aktenzeichen: L457/20
   Der Auftraggeber ist an die Bestimmungen des Runderlasses des
   Innenministeriums Nordrhein-Westfalen Verhütung und Bekämpfung von
   Korruption in der öffentlichen Verwaltung vom 26.4.2005  IR
   12.2.2006-Nr.3.1 und 3.3 gebunden.
   Für die Auftragsvergabe gelten die Bedingungen des Tariftreue- und
   Vergabegesetzes NRW (TVgG-NRW).
   Mit Angebotsabgabe sind Eigenerklärungen über das Nichtvorliegen der
   Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB abzugeben.
   Der Auftraggeber wird bei Aufträgen ab einer Auftragssumme von 30 000
   EUR für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, den Nachunternehmer
   und den Verleiher von Arbeitskräften einen Auszug aus dem
   Gewerbezentralregister beim Bundesamt für Justiz anfordern.
   Subunternehmer:
   Bei der Beauftragung von Subunternehmen oder der sonstigen Einschaltung
   Dritter können sich die Bieter zum Nachweis Ihrer Leistungsfähigkeit
   und Fachkunde auch dieser Unternehmen bedienen.
   Bei Angebotsabgabe in Verbindung mit einem Sububternehmer ist eine
   Verpflichtungserklärung über das Bereitstellen entsprechender Mittel
   zur Auftragserfüllung einzureichen. Darüber hinaus ist von den Bietern
   anzugeben, in welcher Höhe sie beabsichtigen, Leistungen an
   Subunternehmen zu vergeben.
   Bietergemeinschaften:
   Die Anforderungen an Bietergemeinschaften sind den Vergabeunterlagen zu
   entnehmen
   Bereitstellung der Unterlagen:
   Es erfolgt eine elektronische Bereitstellung auf dem Vergabemarktplatz
   Metropole Ruhr (Zu den unter [10]http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/
   genannten Nutzungsbedingungen können die Vergabeunterlagen kostenlos
   angefordert und heruntergeladen und Nachrichten der Vergabestelle
   eingesehen werden.)
   Bekanntmachungs-ID: CXPSYYFYW9Q
   VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
   VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
   Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Bezirksregierung Münster
   Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
   Ort: Münster
   Postleitzahl: 48147
   Land: Deutschland
   Telefon: +49 2514111691
   Fax: +49 2514112165
   VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
   VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
   Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
   Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen
   (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach
   Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu
   wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
   Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Antrag erst nach
   Zuschlagserteilung zugestellt wird (§168 GWB).
   Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Kalendertage nach Absendung der
   Information über die Vergabeentscheidung per Fax oder E-Mail und 15
   Kalendertage nach Absendung der Information über die
   Vergabeentscheidung per Post, wobei die Frist jeweils unabhängig vom
   Zugang der Information beim betroffenen Bewerber oder Bieter am Tag
   nach Absendung der Information beginnt (§ 134 GWB).
   Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsverfahrens setzt ferner voraus, dass
   erkannte Vergabeverstöße innerhalb der in § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB
   genannten Fristen vorliegen.
   VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
   erteilt
   Offizielle Bezeichnung: ergabekammer bei der Bezirksregierung Münster
   Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
   Ort: Münster
   Postleitzahl: 48147
   Land: Deutschland
   Telefon: +49 2514111691
   Fax: +49 2514112165
   VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   03/08/2020
References
   6. mailto:jhennig@stadtdo.de?subject=TED
   7. http://www.dortmund.de/
   8. https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYYFYW9Q/documents
   9. https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYYFYW9Q
  10. http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/
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