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Ausschreibung: Dialogplattformen zur Vorausschauenden Humanitären Hilfe 2020 - DE-Berlin
Branchenspezifisches Softwarepaket
Softwarepaket für den Plattformenverbund
Dokument Nr...: 884625-2020 (ID: 2020080611375988815)
Veröffentlicht: 06.08.2020
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  Dialogplattformen zur Vorausschauenden Humanitären Hilfe 2020
Deutsches Rotes Kreuz e.V.
Generalsekretariat
Internationale Zusammenarbeit
Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes, Dialogplattformen 2020 Seite 1 / 5
Dialogplattformen zur
Vorausschauenden
Humanitären Hilfe 2020
Aufforderung zur Angebotsabgabe
Gesucht wird eine technische Lösung zur Umsetzung der
Dialogplattformen in einem virtuellen Format (OnlineEventplattform)
Art der Vergabe
Öffentliche Ausschreibung gem.  9 Abs. 1 UVgO
Angebotsabgabe
Die Abgabe des vollständigen Angebots muss bis einschließlich 27.08.2020  im verschlossenen
Umschlag und ausschließlich per Post - an die u.g. Adresse des Auftraggebers erfolgen. Bitte
vermerken Sie außen auf dem Umschlag Bitte nicht öffnen- Ausschreibungsunterlagen und
geben Sie im Betreff Ihres Anschreibens die folgende Referenznummer an: 2020-21-003-RGDP.
Bitte bekunden Sie Ihr Interesse an der Ausschreibung vorab per E-Mail.
Auftraggeber
Deutsches Rotes Kreuz e.V. - Generalsekretariat
Team Internationale Zusammenarbeit/Anticipation
Carstennstraße 58
12205 Berlin
Ansprechpartnerin im DRK
Zur Interessensbekundung und bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an:
Hilla Wessel
Eventmanagement
Team Internationale Zusammenarbeit
Tel.: +49 30 85404-348
E-Mail: H.Wessel@drk.de
Deutsches Rotes Kreuz e.V.
Generalsekretariat
Internationale Zusammenarbeit
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Verortung des Auftrages
Das Team der Internationalen Zusammenarbeit aus dem Generalsekretariat des DRK e.V. führt
ein vom Auswärtigen Amt gefördertes Projekt zur vorausschauenden Humanitären Hilfe
(anticipatory humantiarian action) durch. Im Rahmen dieses Projektes werden in Kooperation mit
der Internationalen Föderation der Rotkreuz- und Rothalbmondgesellschaften (IFRK) und dem
Rotkreuz-/Rothalbmond-Klimazentrum (RCCC) einmal pro Jahr regionale und internationale
Dialogplattformen zu vorausschauender humanitärer Hilfe veranstaltet.
Diese interaktiven Plattformen dienen dem Austausch zwischen Praktikern aus Projektländern,
Wissenschaftlern, Regierungen und Policy-Experten zur Entwicklung einer innovativen
humanitären Hilfe, die Extremwetter-Vorhersagen nutzt, um durch schnelles Handeln schon vor
Eintreffen der Katastrophe Leid und Verluste zu mindern. Für mehr Informationen zum Ansatz
vorausschauender humanitärer Hilfe und den Dialogplattformen, siehe: https://www.forecastbased-financing.org/dialogue/ Dieses
Jahr sollen die Plattformen aufgrund von Covid-19 zum
ersten Mal in einem virtuellen Format stattfinden. Das von den Teilnehmenden seit 2014
geschätzte sehr internationale, interaktive und innovative Format muss also angepasst und eine
entsprechende Online-Plattform entwickelt werden.
Eckdaten
Voraussichtliche Daten und Zeiten der Veranstaltungen:
 Regionale Dialogplattform Afrika: 2 - 3 Tage in der KW 44, 5 - 6 Std. pro Tag
Anzahl der Teilnehmenden: ca. 300 Personen
 Regionale Dialogplattform Asien: 2 - 3 Tage in der KW 46, 5 - 6 Std. pro Tag
Anzahl der Teilnehmenden: ca. 300 Personen
 Globale Dialogplattform: 4 - 5 Tage in der KW 50:
Anzahl der Teilnehmenden: ca. 500 Personen
Aufgrund der verschiedenen Zeitzonen wird es für die Hauptveranstaltung eine Kernzeit
von zwei Stunden (ca. 14-16 Uhr CET) geben und verschiedene Break Out Sessions
vormittags und/oder nachmittags
Grundsätzliche Komponenten der Dialogplattformen:
 Hauptveranstaltungsraum (plenary) für alle registrierten Teilnehmenden: für
Begrüßungsreden, Ignites, Präsentationen, Keynotes, Podiumsdiskussionen,
Zusammenfassungen aus den Break Out Sessions, etc.
 4 bis 6 parallel laufende Break Out Sessions pro Zeitslot (ca. 2-3 Zeitslots pro Tag) mit
begrenzter Anzahl von TN (zw. 25-50)
 Pausen für intensives Networking mit bekannten KollegInnen, aber vor allem auch zum
Austausch mit neuen ExpertInnen und PraktikerInnen aus der vorausschauenden
humanitären Hilfe
 Poster Walk: zur Vorstellung der weltweiten Projekte von verschiedenen Partnern aus
dem Feld (Poster, Slideshows, Videos, etc.)
 Optional: Praktische Umsetzung der Early Actions in Form von Simulationsübungen
(z.B. Avatar, Streamen von Liveaktion...)
 Social Event zum informellen Austausch (z.B. Anticipation Dance, Songcontest,
Kostümball)
Deutsches Rotes Kreuz e.V.
Generalsekretariat
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Zielsetzung für die virtuelle Event-Plattform
 Umsetzung möglichst vieler der vorgenannten Komponenten im ansprechenden virtuellen
Format
 Intuitive und einfache Bedienung für internationale Teilnehmende
 Ermöglichung eines intensiven Austauschs der Teilnehmenden, sowohl durch gezielte
Kontaktaufnahme als auch zufälliges Treffen von anderen Teilnehmenden
 Einhaltung der DSGVO
Die zu erbringenden Leistungen
Konzeption und Entwicklung einer technischen Lösung zur Umsetzung der drei Dialogplattformen
in einem virtuellen Format (Online-Eventplattform). Die Eventplattform sollte technisch die
folgenden Punkte umsetzen können:
 Ansprechendes innovatives Design in Anlehnung an das zurzeit in Entwicklung
befindliche Design des Anticipation Hub
 Erstellung der Eventplattform auf Englisch
 Die grundständige Eventplattform muss so gestaltet sein, dass sie für alle drei
Dialogplattformen mit Anpassungen genutzt/repliziert werden kann
 Einbindung eines DSGVO konformen Teilnahmemanagementsystems (eigenes oder des
bisher genutzten Anbieters Aloom)
 Registrierung und Login für Teilnehmende
 E-Mail-System für den Versand eines persönlichen Zugangscodes zur Webseite und für
die Anmeldung zu den einzelnen Veranstaltungen (insbesondere Möglichkeit der
Zugangskontrolle zu Break Out Sessions)
 Live Streaming der Sessions (Welcome Session, Keynotes, Panels, Plenary Sessions,
Ignites) für registrierte Teilnehmende
 Möglichkeit der Live Moderation/ Zuschaltung aus verschiedenen Ländern weltweit
 Einbindung der interaktiven Break Out Sessions mit Zugangsbeschränkungen
 Interaktiver Social Networking Space (Kaffeepausen, informelle Veranstaltungen)
 Interaktionstools für die Teilnehmenden
o z.B. Chatboxen (bi- und multilateral), Fragen und Antworten, Umfragen, Abstimmungen, Whiteboard Funktion, Weltkarte zur
Abbildung der Herkunftsorte der
Teilnehmenden, Fotowand, ...
o Virtueller Poster Walk (evtl. Hinterlegt mit Audio) zum Darstellen der Projekte
 Agenda/ Timetable für das Programm zum intuitiven und schnellen Zugang zu den
verschieden auch parallel laufenden Sessions
 Bereich für Informationen zum Programm und zu den Referenten
 Downloadbereich für Arbeitsdokumente
 Einbindung eines Live-Blogging-Systems zur Erstellung von Live-Inhalten
 Einrichtung eines Twitter Streams mit aktuellen Posts zu bestimmten Hashtags
 Aufzeichnung ausgewählter Veranstaltungen (Abspielen soll auch noch mind. drei Monate
nach der Veranstaltung auf der jeweiligen Webseite für registrierte Teilnehmende möglich
sein.)
 Eventplattform muss DSGVO konform sein.
 Möglichst hohe Lastkapazität und gleichbleibende Leistungsfähigkeit, auch bei einer
hohen Zahl von gleichzeitig Teilnehmenden
 Responsive Design (Desktop/Mobile Geräte)
 gängige Browser, Mac/Win
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 Technischer Support während der Konferenzen, gemäß den Inhalten des eingereichten
Angebotes
 Statistische Auswertung (eigene, ohne Drittanbieter wie Google Analytics)
 Hosting (für mind. 6 Monate) DSGVO konform
Als Service sollen die folgenden Leistungen erbracht werden:
Vor der Veranstaltung:
 Beratung: Abstimmung und Klärung der Anforderungen & Set-ups der virtuellen
Konferenz mit dem Veranstalter
 Konzeption für eine individuelle Eventplattform unter Berücksichtigung des bestehenden
Designs des Anticipation Hub und in Abstimmung mit dem Veranstalter
 Fullservice bei der technischen Umsetzung der Eventplattform, für alle drei
Dialogplattformen
 Briefing der Referenten vorab zur Nutzung der virtuellen Konferenzräume und zur
Verfügung stehenden interaktiven Tools
 Probeablauf/Testung im Vorfeld zur Veranstaltung für alle drei Dialogplattformen
Während der Veranstaltungen:
 Technische Betreuung während der gesamten Veranstaltung, gemäß den Inhalten des
eingereichten Angebotes
Nach den Veranstaltungen:
 Nach der ersten Dialogplattform findet ein Auswertungsgespräch statt, um Erkenntnisse
für die folgenden beiden Dialogplattformen festzuhalten (Qualitätssicherung).
Bitte stellen Sie in Ihrem Angebot insbesondere dar, wie Sie sich die Ausgestaltung des Live
Contents vorstellen, welche Ideen Sie haben, um Live Engagement und Zufallsbegegnungen zu
fördern, und welche Umsetzungsvorschläge Sie dafür unterbreiten können.
Sofern Ihre Eventplattform weitere Funktionalitäten hat, bieten Sie diese als optionale Leistungen
an (ggf. Inklusive, weil grundsätzlich in Ihrer Plattform technisch integriert). Sofern eine Leistung
nicht möglich ist, stellen Sie bitte dar, ob Sie Alternativvorschläge haben, um die angegebenen
Ziele zu erreichen.
Zeitplan
Ziel ist es, die Webseite für die Regionale Dialogplattform Afrika bis spätestens zum 12. Oktober
zu launchen. Die Seiten für die beiden anderen Plattformen können in Abstimmung mit dem
Auftraggeber zu einem späteren Zeitpunkt live gehen.
Veröffentlichung der Ausschreibung 31.07.2020
Nachfragen der Bietenden zur Ausschreibung bis zum: 12.08.2020
Abgabefrist für das Angebot: 27.08.2020
Rückfragen des Auftraggebers zu den eingereichten
Angeboten bis zum:
01.09.2020
Auswertung der Angebote/ Angebotsannahme bis zum: 03.09.2020
Auftragserteilung: 04.09.2020
Deutsches Rotes Kreuz e.V.
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Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes, Dialogplattformen 2020 Seite 5 / 5
Dem Angebot beizufügende Unterlagen / Informationen
Wir würden Sie bitten Ihr Angebot möglichst detailliert aufzuschlüsseln  bestenfalls unter Angabe
von Stunden- bzw. Tagessätzen. Bitte geben Sie Referenzprojekte/Beispiele für die
Umsetzung ähnlicher virtueller Events an.
Bitte fügen Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen und TOMs bei.
Auch die angefügte Konformitätserklärung muss ausgefüllt beigefügt werden.
Nebenangebote sind zulässig. Die Auftragserteilung findet voraussichtlich bis zum 4. September
2020 statt. Die Angebotspreise müssen darüber hinaus gültig sein.
Die eingereichten Unterlagen müssen vollständig und wie auf der ersten Seite beschrieben bis
zum 27. August 2020 um 12:00 Uhr mittags eingegangen sein.
Der Auftragsgeber behält sich das Recht vor, die weitere Kommunikation nach Abgabe der
Angebote über eine Kombination von Kommunikationsmedien (z.B. Post, E-Mail, Telefon)
fortzusetzen. Der Auftraggeber kann - ist aber nicht verpflichtet - jeden Bietenden einzeln zur
Klärung seines/ ihres Angebots (einschließlich der Aufschlüsselung der Preise usw.) innerhalb
einer angemessenen, vom Bewertungsausschuss festzulegenden Frist auffordern.
Sonstige Angaben
Die Angaben haben wahrheitsgemäß zu erfolgen. Der Auftraggeber behält sich vor, Nachweise
für die entsprechenden Angaben nachzufordern. Unzutreffende Angaben können zum
Ausschluss des Bieters führen. Es gilt deutsches Recht.
Zugschlagkriterien / Angebotsauswertung
Den Zuschlag erhält das am höchsten bewertete Angebot in Bezug auf die folgenden Kriterien:
 Preis (40%)
 Umfang und Eignung der im Angebot beschriebenen Dienstleistungen (20%)
 Bedienerfreundlichkeit der Eventplattform und der vorgeschlagenen interaktiven Tools
und ihre Zugänglichkeit für internationale Teilnehmende (20%)
 Erfahrung und Referenzen zu bereits erfolgreich durchgeführten Online-Events (20%)
Dabei erfolgt die Punkteverteilung auf die Erfüllung der einzelnen Kriterien nach dem folgenden
Schema:
 0 Punkte= nicht erfüllt
 1 Punkt = mangelhaft erfüllt
 2 Punkte= ausreichend erfüllt
 3 Punkte= befriedigend erfüllt
 4 Punkte = gut erfüllt
 5 Punkte = optimal erfüllt
Der Bieter mit dem höchsten Punktwert erhält den Zuschlag.
Konformitätserklärung
Die sich bewerbende Person/Firma
Name der bewerbenden Person/Firma
Adresse
vertreten durch
Vertretende Person
Adresse der vertretenden Person
versichert, dass auf sie keiner der folgenden Fälle zutrifft:
a) Sie ist insolvent oder ihr Unternehmen wird abgewickelt, ihre
Angelegenheiten werden von einem Gericht geregelt, sie hat einen Vergleich
mit ihren Gläubigern abgeschlossen oder ihre geschäftliche Aktivitäten
eingestellt, bzgl. der vorstehenden Punkte wird ein Prozess geführt oder sie
befindet sich in einer ähnlichen Situation, die in nationaler Gesetzgebung
geregelt ist.
b) Sie wurde wegen einer strafbaren Handlung im Zusammenhang mit
ihrer beruflichen Tätigkeit rechtskräftig verurteilt.
c) Es ist bewiesen, dass sie in grober Weise gegen Regeln einer
ordnungsgemäßen Verwaltung verstoßen hat.
d) Sie ist ihrer Verpflichtung zur Zahlung von Sozialabgaben und Steuern
nicht nachgekommen, die sich aus den Vorschriften des Staates ergibt, in
dem das Unternehmen gegründet wurde, Begünstigte ihren Sitz haben oder
in dem der Vertrag erfüllt werden soll.
e) Sie wurde rechtskräftig verurteilt wegen Betrug, Untreue, Mitgliedschaft in
einer kriminellen Vereinigung oder sonstiger illegaler Aktivitäten, die für das
finanzielle Interesse der Europäischen Union schädlich sind.
f.) In einem anderen Beschaffungsverfahren oder einem Verfahren über
finanzielle Unterstützung aus dem Haushalt des Deutschen Roten Kreuzes
wurde festgestellt, dass sie in schwerwiegender Weise gegen seine
vertraglichen Pflichten verstoßen hat.
Die bewerbende Person/Firma muss die Umweltschutzvorschriften des Landes einhalten, in dem
der Vertrag erfüllt werden soll; ebenso müssen international anerkannte Kernarbeitsnormen
eingehalten werden, wie beispielsweise die ILO-Kernarbeitsnormen und die ILO-Übereinkommen
über die Vereinigungsfreiheit und das Recht auf Kollektivverhandlungen, die Abschaffung der
Zwangsarbeit und der Arbeit in Schuldknechtschaft, das Verbot der Diskriminierung in
Beschäftigung und Beruf und die Abschaffung der Kinderarbeit.
Zusätzlich gewährt sie Zugang zu relevanten Finanz- und Buchhaltungsdokumenten sowie
sonstigen projektbezogenen Unterlagen und Firmenregistrierungsdaten zum Zwecke finanzieller
Überprüfung, Audits oder Due Diligence Prüfungen. Diese können durch
 die europäische Kommission
 das europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)
 den europäischen Rechnungshof
 durch den Auftraggeber beauftragte Rechnungsprüfer und
Prüfeinrichtungen durchgeführt werden.
Der Zusammenarbeit mit den oben genannten Instanzen bei direkter Kontaktierung wird
zugestimmt. Die Weigerung angeforderte Informationen bereitzustellen kann zum
Ausschluss vom Vergabeverfahren oder Aufhebung geschlossener Verträge führen.
Ort, Datum
Unterschrift
Source: 4 https://www.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/editor/Deutsches-Rotes-Kreuz-Generalsekretariat/2020/07/3514456.html
Data Acquisition via: p8000000
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             Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for:
       The Office for Official Publications of the European Communities
                The Federal Office of Foreign Trade Information
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